Freiberufler - Buchhaltung und so

[subway]

Dieses Topic darf gerne zu allen Fragen des freiberuflichen Daseins genutzt werden.

 

Bin seit neustem nebenberuflich Freiberufler und darf mich nun auch um das Thema Buchhaltung kümmern. Bisschen Erfahrung habe ich damit zwar schon, ist aber lange her und da hat das hauptsächlich meine Mutter gemacht (die hat das hauptberuflich gemacht), die leider mittlerweile nicht mehr da ist. Klar kann man die Buchhaltung in meinem Fall mit Excel machen, finde ich aber unelegant. Gibt es eine Software-Empfehlung, was man da nehmen kann, was auch für den Laien halbwegs verständlich ist? Was nehmt Ihr so? Gibt ja einige Anbieter für das Thema. Und ja, darf auch Geld kosten.

 

Ich brauch halt irgendwas für die Einnahmen und Ausgaben, evtl. Kassenbuch, ggf. Reisekosten und EÜR. Da ich umsatzsteuerbefreit bin wegen geringer Menge, ist Umsatzsteuervoranmeldung nicht notwendig. Lagerhaltung und sowas habe ich auch nicht. Woran muss ich noch denken?

 

Steuer macht nachher der Steuerberater, das wird mir zu kompliziert mit dem zeug meiner Frau dazu. Klar,der kann auch alles machen, muss aber nicht zwingend sein.

[Quickshifter]

Hab damit selbst keine Erfahrung, aber vielleicht taugt "sevdesk" dir?

[vespawally]

Lese hier auch mal mit danke!

[zimbo]

Wiso eür-Kasse ist auch für das was du machen möchtest ausreichend. 

[Steuermann]

vor 18 Stunden schrieb subway:

Da ich umsatzsteuerbefreit bin

Ob das in Deinem Fall wirklich sinnvoll ist, hast Du Dir angesehen? Merksatz: der Fiskus verzichtet immer dann auf Einnahmen, wenn es eigentlich Auszahlungen wären..

 

Wenn`s bei § 19 UStG bleibt, stellt sich noch die Frage, ob's Dir wirklich was spart, wenn Du`s selber machst. Meine Erfahrung ist, dass allein die Kontrolle eines vom begabten und engagierten Laien erstellten Datensatzes, die Anpassung von Kontenrahmen und die Erläuterung von etwaigen Änderungen in etwa so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie wenn der Berater oder der geübte flinke Mitarbeiter die (gut sortierten) Belege schnell selbst einhackt. Würd ich mal mit dem Berater absprechen, denn nebenberuflich und ohne USt klingt jetzt nicht so nach Tonnen von Belegen.. 

[subway]

vor 7 Stunden schrieb Quickshifter:

Hab damit selbst keine Erfahrung, aber vielleicht taugt "sevdesk" dir?

Software habe ich einige gefunden, unter anderem auch sevdesk, sowie lexware, sage etc. Die Frage ist halt, was taugt davon und was ist zu viel des guten oder zu kompliziert zu bedienen?

 

vor 4 Stunden schrieb zimbo:

Wiso eür-Kasse ist auch für das was du machen möchtest ausreichend. 

Wenn ich das richtig verstanden habe, ist Kassenbuch nicht alles. Am Ende muss jemand für die Steuererklärung eine EÜR machen (war zumindest vor 25 Jahren so, wenn ich mich recht erinnere).

 

vor 41 Minuten schrieb Steuermann:

Ob das in Deinem Fall wirklich sinnvoll ist, hast Du Dir angesehen? Merksatz: der Fiskus verzichtet immer dann auf Einnahmen, wenn es eigentlich Auszahlungen wären..

 

Wenn`s bei § 19 UStG bleibt, stellt sich noch die Frage, ob's Dir wirklich was spart, wenn Du`s selber machst. Meine Erfahrung ist, dass allein die Kontrolle eines vom begabten und engagierten Laien erstellten Datensatzes, die Anpassung von Kontenrahmen und die Erläuterung von etwaigen Änderungen in etwa so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie wenn der Berater oder der geübte flinke Mitarbeiter die (gut sortierten) Belege schnell selbst einhackt. Würd ich mal mit dem Berater absprechen, denn nebenberuflich und ohne USt klingt jetzt nicht so nach Tonnen von Belegen.. 

Finanziell sinnvoll ist das nicht unbedingt mit der Umsatzsteuerbefreiung. Im schlechtesten Fall ist es bei mir wahrscheinlich ein Nullsummenspiel. Der Aufwand dahinter und die eingesparte Lebenszeit ist es mir aber wert. Vielleicht stelle ich das nächstes Jahr um, im Moment ist mir das aber zu viel Aufwand. Und nein, Tonnen von Belegen habe ich definitiv nicht.

 

Ich rede mal mit dem Steuerberater. So oder so finde ich eine softwaregestützte Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben inkl. Rechnungen schreiben aber nicht verkehrt.

[zimbo]

vor 5 Minuten schrieb subway:

Wenn ich das richtig verstanden habe, ist Kassenbuch nicht alles. Am Ende muss jemand für die Steuererklärung eine EÜR machen (war zumindest vor 25 Jahren so, wenn ich mich recht erinnere).

ja, stimmt... allerdings geht das damit recht einfach und gut... nutze es selbst seit 6 Jahren!

 

sicherlich muss das eine oder andere autodidakt beigebracht werden. Sollte aber nicht das Problem sein. 

 

 

Bearbeitet 25. März 2023 von zimbo

[subway]

vor 1 Stunde schrieb zimbo:

ja, stimmt... allerdings geht das damit recht einfach und gut... nutze es selbst seit 6 Jahren!

 

Schau ich mir Mal an. Danke.

[thisnotes4u]

Ich hab mal ein Jahr lang die Buchhaltung für einen Kinderladen gemacht, die hatten Lexware. Da das jedes Jahr jemand anders aus der Elternschaft machen musste (e.V. halt), fand ich das Programm jetzt nicht schwierig zu bedienen. Aber das wird bei Wiso ähnlich sein.

[j.wilson]

Am 25.3.2023 um 15:38 schrieb Steuermann:

Ob das in Deinem Fall wirklich sinnvoll ist, hast Du Dir angesehen? Merksatz: der Fiskus verzichtet immer dann auf Einnahmen, wenn es eigentlich Auszahlungen wären..

 

Wenn`s bei § 19 UStG bleibt, stellt sich noch die Frage, ob's Dir wirklich was spart, wenn Du`s selber machst. Meine Erfahrung ist, dass allein die Kontrolle eines vom begabten und engagierten Laien erstellten Datensatzes, die Anpassung von Kontenrahmen und die Erläuterung von etwaigen Änderungen in etwa so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie wenn der Berater oder der geübte flinke Mitarbeiter die (gut sortierten) Belege schnell selbst einhackt. Würd ich mal mit dem Berater absprechen, denn nebenberuflich und ohne USt klingt jetzt nicht so nach Tonnen von Belegen.. 

Ich würde auch empfehlen, die Beläge schön zu sortieren und das dann monatlich von einem Buchhaltungsservice machen zu lassen. Das kostet in der Regel nicht viel und ist dann schon meist für den Steuerberater passend aufbereitet. Frag doch deinen Steuerberater, ob er nicht sowas in der Richtung auch anbietet (also einen reinen Buchhaltungsservice zu einem anderen Stundensatz).

 

[Steuermann]

vor 4 Stunden schrieb j.wilson:

von einem Buchhaltungsservice

zu "Buchhaltungsservice" würd ich jetzt grad nicht unbedingt raten. Meiner Erfahrung nach oft geringes Problembewusstsein bei vollständigem Verzicht auf eine Haftpflichtversicherung, keinerlei Kontrollinstanz und manchmal unerklärlich selbstbewusste Rechnungen. 

Und "für den Steuerberater passend aufbereitet" kann ich so auch nicht bestätigen.. für den Insolvenzverwalter ja, aber manche Buchführungskräfte halten sich ja eigentlich selbst schon für grandioser als so profane Steuerberater. Also bitte mindestens Vorsicht (!). 

[Tobi_S1904]

Bitte tu deinem Steuerberater einen Gefallen und nutze kein LexOffice, sevdesk o.ä.

 

bei einer einfachen EÜR ohne Umsatzsteuer wäre mein Vorschlag: eigenes betriebliches Bankkonto, alle Belege dahinter heften (alternativ digital als PDF), einmal im Jahr zum StB mit der Bitte eine EÜR nebst Steuererklärungen zu erstellen und gut ist… du bist ja als Einnahmen-Überschussrechner nicht buchführungspflichtig. Im Zweifel ne eigene Excel führen für die

eigene Kontrolle.

 

hast du Einnahmen über die Kasse oder nur Ausgaben? Bei nur Ausgaben: als Auslagen behandeln, in excel auflisten und dann immer über das betriebliche Bankkonto an dich auszahlen. Reisekosten sind buchhalterische Posten, da dem Steuerberater eine Auflistung geben, wann du wo warst mit km Angabe und Stunden außer Haus und der Rest ist dann sein Job  bei Hotel etc. einfach über das betriebliche Bankkonto bezahlen, da muss der Steuerberater dann auch die entsprechenden Schlüsse raus ziehen… 

 

keep it simple… 

 

so aus meiner Erfahrung heraus ist das das einfachste.

 

PS: Finger weg vom Buchhaltungsservice!

Bearbeitet 29. März 2023 von Tobi_S1904

[subway]

Danke. Braucht es zwingend ein eigenes Bankkonto?

[zimbo]

vor 11 Minuten schrieb subway:

Danke. Braucht es zwingend ein eigenes Bankkonto?

Viele Banken "dulden" keinerlei Einnahmen von Selbständigen auf einem Privatkonto. Geschäftskonten können in den Kosten sehr stark variieren.

Das musst aber selbst abklären. Kostenlos und co sind da nicht möglich, auch wenn es oft versprochen wird. 

[Tobi_S1904]

vor 15 Stunden schrieb subway:

Danke. Braucht es zwingend ein eigenes Bankkonto?

Nicht zwingend, aber für die Trennung und die Erstellung der EÜR ist es meistens einfacher, da man dann keine eigene Buchhaltung benötigt und auf dem Konto im Prinzip alles sieht. Sonst geht auch gerne mal etwas unter... und: Ich will nicht den worst case malen, aber rein theoretisch (bei der angepeilten Größenordnung aber nahezu unwahrscheinlich) kann das Finanzamt die Offenlegung des Privatkontos verlangen, weil darüber betriebliche Buchungen laufen....

 

Bei einer EÜR ist der Grundgedanke ja, dass Einnnahmen und Ausgaben stumpf nach Zahlung versteuert werden. Deshalb gibt das Bankkonto einem hier eigentlich auch einen ganz guten Überblick. Natürlich auch hier wie so oft im Steuerrecht nur Grundgedanke, da es zig Ausnahmen gibt (z.B. Anschaffung von Wirtschaftsgütern, die ggf. nicht sofort als Ausgabe abgesetzt werden können, sondern abgeschrieben werden müssten). Im Groben kann man sich selbst aber daran orientieren

[Steuermann]

vor 6 Stunden schrieb Tobi_S1904:

aber rein theoretisch (bei der angepeilten Größenordnung aber nahezu unwahrscheinlich) kann das Finanzamt die Offenlegung des Privatkontos verlangen, weil darüber betriebliche Buchungen laufen....

Stimmt wohl, aber hast Du das schon mal erlebt? Ich nicht, denke dafür müsste man es schon ziemlich deutlich übertreiben. Eigenes Konto halte ich auch nicht für nötig, aber chronologische Ordnung und überhaupt Ordnung an sich ist einfach unverzichtbar und da das Zahlungsdatum und nicht das Rechnungsdatum entscheidend ist, bietet sich die Methode Beleg hinter Kontoauszug einfach an, aber die Barbelege musste eh wieder getrennt sortieren. 

Ich rate immer zur konsequenten Verwendung eines Ordners, will sagen, wenn man bei der Ankunft zuhause immer SOFORT und AUSNAHMSLOS alle Belege aus dem Portemonnaie in den Ordner heftet, Pdf-Rechnungen sofort ausdruckt und abheftet, sortiert sich das von ganz allein. Sinnvoll finde ich, Einnahmen und Ausgaben getrennt zu sortieren. Extrem wichtig: vollständige fortlaufende Rechnungsnummern für die Ausgangsrechnungen. Und nicht vergessen, dem Berater auch die Belege zehn Tage vor und nach dem jeweiligen Wirtschaftsjahr zu zeigen, damit er § 11 EStG richtig anwenden kann. Hab schon Fälle gesehen, wo das misslungen ist und das Finanzamt sich grinsend geweigert hat, Ausgaben überhaupt zu berücksichtigen. 

 

Besonders lieb hat der Steuerberater Dich übrigens, wenn Du auf Folien, Dokumentenhüllen oder Klebe-Collage-Orgien verzichtest. Einfach lochen und abheften. Das zeigt sich dann bestimmt auch in der Honorarrechnung..

Bearbeitet 30. März 2023 von Steuermann

[Tobi_S1904]

vor 26 Minuten schrieb Steuermann:

Stimmt wohl, aber hast Du das schon mal erlebt? Ich nicht, denke dafür müsste man es schon ziemlich deutlich übertreiben. Eigenes Konto halte ich auch nicht für nötig, aber chronologische Ordnung und überhaupt Ordnung an sich ist einfach unverzichtbar und da das Zahlungsdatum und nicht das Rechnungsdatum entscheidend ist, bietet sich die Methode Beleg hinter Kontoauszug einfach an, aber die Barbelege musste eh wieder getrennt sortieren. 

Ich rate immer zur konsequenten Verwendung eines Ordners, will sagen, wenn man bei der Ankunft zuhause immer SOFORT und AUSNAHMSLOS alle Belege aus dem Portemonnaie in den Ordner heftet, Pdf-Rechnungen sofort ausdruckt und abheftet, sortiert sich das von ganz allein. Sinnvoll finde ich, Einnahmen und Ausgaben getrennt zu sortieren. Extrem wichtig: vollständige fortlaufende Rechnungsnummern für die Ausgangsrechnungen. Und nicht vergessen, dem Berater auch die Belege zehn Tage vor und nach dem jeweiligen Wirtschaftsjahr zu zeigen, damit er § 11 EStG richtig anwenden kann. Hab schon Fälle gesehen, wo das misslungen ist und das Finanzamt sich grinsend geweigert hat, Ausgaben überhaupt zu berücksichtigen. 

 

Besonders lieb hat der Steuerberater Dich übrigens, wenn Du auf Folien, Dokumentenhüllen oder Klebe-Collage-Orgien verzichtest. Einfach lochen und abheften. Das zeigt sich dann bestimmt auch in der Honorarrechnung..

Ein einziges Mal erlebt, dass es angefordert wurde. Aber das konnten wir tatsächlich abwenden, also war eine reine Drohung vom FA…

 

und zum Rest: genau so und nicht anders! Folien etc. sind der Tod…

[subway]

Dann Mal eine banale Frage. Wie macht ihr das denn mit Kassenbelegen auf Thermopapier? Einscannen und ausdrucken?

[Rollerbube]

Lochen und Abheften. So mache ich das mit den Tankbelegen. Und das zahl ich immer mit Karte.

[skrotum]

vor 44 Minuten schrieb subway:

... Wie macht ihr das denn mit Kassenbelegen auf Thermopapier? Einscannen und ausdrucken?

Da diese ja (unterschiedlich schnell) bis zur Unleserlichkeit ausbleichen können:

Ja, einscannen.

Wir hier in unserer Firma haben es geschafft, sind zu 99,9% papierlos.

[t4.]

vor 4 Stunden schrieb subway:

Dann Mal eine banale Frage. Wie macht ihr das denn mit Kassenbelegen auf Thermopapier? Einscannen und ausdrucken?

 

Banal: Belegscanner-App und daraus dann ablegen / verPDFen - ohne Umweg übers Papier. Könnte mir vorstellen, dass einige Software-Lösungen sowas optional werksseitig dabei haben (wie im Home-Steuer-Bereich z. B. buhl Tax).

 

Edit: ich hatte mir mal "Mobile Doc Scanner" (MDScan) besorgt, als ich sowas mal kurzzeitig benötigte. Funktionierte 1A; da gibt's bestimmt aber noch andere und bessere.

Bearbeitet 31. März 2023 von t4.
Edith ...